チームで仕事を管理する方法を導入してみようかと思案中

業務分担を細かい業務単位で振り分けることによる弊害

現在職場の中で業務分担が大きなテーマとなっています。

仕事における業務って、一日単位、一週間単位、一月単位、一年単位とそれぞれ業務によって周期がありますし、時には数年単位であるようなスポット的な業務もあり、それぞれの業務をなんとなく担当している人がいてみんなで業務を回していますよね。

この業務について、私の職場ではどういった業務があって、誰がその業務を担っているかというのをひと目でわかるように業務を一覧にしています。

最初は誰かが退職した際に業務の漏れがないように、そして業務負担量が全員でできる限り偏りがないようにという目的のもと作成した一覧だったのですが・・・。

最近この業務分担を細かく分けすぎてしまっていた弊害が目立つようになってきました。

それは、業務分担を細かく振り分けた影響で、それぞれが任された仕事しか興味を持たなくなってしまった。

業務一覧表を作成する以前まではなんとなく個人ごとの業務担当が緩やかに決まっていて、誰かが忙しくしている時には全員でフォローするような体制が緩やかにできていたのです。

しかし、時間の経過とともに退職者や新入職者が出てくるたびに業務の引き継ぎで業務の漏れが発生していないかを管理する必要と業務負担としてあまりに偏りがないかをチェックする必要が出てきていました。

その後、個人の業務を見える化する目的も重なり、業務一覧表はより細かい業務分担まで管理するように・・・。

そして、細かくしすぎた業務分担により、業務分担により業務は個人がそれぞれ責任を持って担当するようにはなりましたが、あまりに細かくしすぎたために、今度は個人がそれぞれに任されたことしか興味を持たず、以前は存在していた緩やかな全員協力体制も崩れてきてしまったのです。

特徴的な事例

最近この弊害が一番顕著に現れた事があります。

育児休業と傷病休業、産前産後休業の手続きをそれぞれ別の担当者を振り分けていたのですが、私はこの振り分けにあまり関与していなかったため、なぜこの手続がそれぞれ担当者を振り分けているのか最初理由がよくわかっていませんでした。

私の中ではこの3つの手続きは基本的には同じような形で処理できるものなので、一人の担当者が受け持った方が良いのではないかと考えていました。

しかし、実際は2人の担当者がこの業務をそれぞれに分担していたのです。

それでもスムーズに業務として回っていれば問題もなかったのですが、この手続を2人で担当していたことで、休職者の情報が統一されておらず、給与計算時には休職者の情報をもとに給与の修正を入れたりするのですが、情報が統一されていないために、それぞれに休職者の情報を確認する必要がありました。

それぞれの担当に情報を確認すること自体はそんな大した時間がかかるわけではありませんが、基本的にこの手続は社会保険と雇用保険に関わる業務になるので、イメージとしては一体として管理するのが一番スムーズな形になるように考えられます。

そこをわざわざ2人の担当者がそれぞれ情報を保持していて、統一されていない、そして必要な情報を得るために別の担当者はそれぞれから情報を確認しないといけない。

こんな無駄って無いです。

情報は集約されて誰もが使いやすい状態にするのが大切だと思うので、情報が集約もされていない、業務としてよくわからない部分で担当者が分けられている、しかも担当者同士が業務の振り分けられ方に問題を感じてもいない、こんな状態はどう考えてもよくないと考えます。

業務を細かく管理することも最初はうまくいっていた

今はこの業務を細分化して個人別に責任をもたせて業務を担当してもらっている方法の弊害が目立つようになってしまいましたが、最初にこの方法を取り出した時にはうまく業務の整理や担当者の責任意識をもたせることができていたので、業務管理表を作ったことは正解でした。

先程も書いたように、以前は毎日、毎月、毎年の業務はなんとなく担当者が自分が主に担当していることを緩やかに主として責任者として受け持つ体制だったので、実際の個人の業務量には偏りがかなりありましたし、必要な情報が管理されていなかったので、一人が情報データを作成していた隣で、似たような情報データを作成しているというようなこともあり、業務の重複というのも一部で見られたりしていました。

これが、業務一覧表の作成で業務のかぶりというのを整理できましたし、引き継ぎ時には業務の引き継ぎ漏れというのが少なくもなり、それぞれが業務に責任を持って取り組むような体制が最初はうまく機能していたのです。

しかし、この業務一覧表で細かく管理されることが行き過ぎの結果、今のような業務の分断が一部で起こるようになってきたり、隣の人の業務には無関心という弊害が発生するようになってきました。

これからどのような業務分担を考えるか

最初はうまく行っていた仕組みがうまくいかなくなることはきっとどこでも起こることで、仕組みも時間とともに陳腐化していってしまうものなんでしょう。

最初は見えていなかった仕組みの弊害が今時間とともに現れてきたということでしょう。

では、これからどのように整えるか。

今考えている一つは、チーム業務制を一つ考えています。

例えば、人の管理、物の管理、金の管理、情報の管理という項目に分けて、それぞれに関係する業務を一体としてチームに業務を振り分けます。

そして、チームとして業務の分担を各個人に振り分けて考えてもらう方法です。

本来の人事、総務、経理、情報という課としてどこの企業にも存在している形になりますが、私が勤めている会社の方針としてあまりこの『課』として区別させることをさせたくないらしいので、表面上は『チーム業務分担』としているところです。

これまでは個人の業務として全員にそれぞれ業務を振り分けていましたが、これを少しぼやかせて、各チームとして大まかな業務を振り分けていく。

チームごとには一人業務を管理する人間がいるので、その管理する人間が進捗具合や各個人の業務ボリュームを見ていく、必要に応じてチーム内で個人単位の業務の振り分けを行っていく、そんなイメージを今作っているところです。

これっていろいろ考えてたどり着いた結果考えついた新しい組織の形なんてものでは全然なくて、むしろ普通の会社が普通に設置している『課』としての存在を『業務』という点から遡っていった時にたどり着いたのがこの形だったってだけです。

私の会社の上司の方針として『課』という垣根を作らずにアメーバのように誰もが全員協力体制で事務業務を回していきたいという方針を持っていますが、その全体主義を目指す結果、個人ごとの業務量の偏りが激しくなり、見直しをかけるために個人ごとの業務調整を行ったものの、業務を細かく個人に振り分けすぎた結果、隣の業務には無関心となってしまった、これを再度修正した時に行き着いたのがやはり『課』という単位で業務を管理した方が、業務上効率よく、業務の重なりや負担の調整も行いやすい、ここにたどり着きました。

会社を裏方として管理する部署として、一般的にはヒト・モノ・カネ・情報という単位で考えられ、それをそれぞれ管理する人事・総務・経理・情報という『課』が通常は存在していることには、完璧な体制という正解ではないにしても、一番管理や効率という点から考えた時に動かしやすい単位であるのではないかというのがここでなんとなく理解できるようになってきたところです。

実際にこの体制で運用をしてどういったことが起こってくるか、また何か起こってきた時にここで記録していきたいと思います。



コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です